Problem
Eingehende Anfragen müssen manuell gelesen und sortiert werden.
Umsetzung
KI-gestützte Klassifikation, Extraktion wichtiger Daten und Weiterleitung an die richtige Stelle.
Ergebnis
Schnellere Reaktion und weniger manuelle Vorarbeit.
Leistung · KI & Automation
KI-Automation, die einen konkreten Workflow spürbar entlastet
Aus dem Rhein-Main-Gebiet heraus unterstützt TeaFan Media Unternehmen lokal, deutschlandweit und international, die täglich Zeit mit E-Mails, Datenübertragung, Follow-ups, Reports oder Tool-Wechseln verlieren. TeaFan Media analysiert Ihre Abläufe, identifiziert realistische Automationsfälle und baut KI-gestützte Workflows, die vorhandene Systeme verbinden, statt neue Komplexität zu schaffen.
Python
GitHub Actions
API
Human Review
Vor Ort im Rhein-Main-Gebiet
Meetings und Abstimmungen sind in Wiesbaden, Mainz und Frankfurt am Main jederzeit möglich.
Remote – deutschlandweit & international
Außerhalb der Region läuft die Zusammenarbeit reibungslos remote – auf Deutsch oder Englisch.
Konkrete Einsatzbereiche
- Ihr Team kopiert regelmäßig Daten zwischen E-Mail, Tabelle, CRM und Tools.
- Anfragen müssen gelesen, sortiert, beantwortet oder weitergeleitet werden.
- Reports, Zusammenfassungen oder Status-Updates entstehen immer wieder manuell.
- Nach Gesprächen bleiben Follow-ups, CRM-Notizen oder Angebote liegen.
- Sie wissen, dass KI helfen könnte, wollen aber keinen Tool-Wildwuchs.
- Ein Prozess steckt im Kopf einzelner Personen, ist aber nicht dokumentiert.
Was Sie bekommen
Von der Analyse bis zum laufenden Betrieb – kleine, prüfbare Schritte statt großer KI-Versprechen.
Kernbausteine
Prozess-Audit
Ablauf, Beteiligte, Tools, Ausnahmen und Risiken – realistische Automationsgrenzen erkennen.
AI-Readiness-Check
Datenqualität, Zugriff, Datenschutz und Tool-Reife klären, ob KI hier wirklich sinnvoll ist.
Tool- & Datenlandkarte
Systeme, Schnittstellen, Datenflüsse und Berechtigungen – weniger Blindflug vor der Umsetzung.
Workflow-Blueprint
Zielprozess, Trigger, Regeln und Kontrollpunkte als klare Bauanleitung vor dem Build.
Prototyp
Ein kleiner Workflow mit echten Beispieldaten – frühe Prüfung ohne großes Plattformprojekt.
Integration
API, n8n, Make, Custom-Code oder vorhandene Tools – Automationen passen zur Umgebung.
Optionale Add-ons
Human Review
Prüfschritte, Freigaben und Fehlerfälle – Kontrolle bleibt dort, wo sie gebraucht wird.
Dokumentation
Ablauf, Zugänge, Wartung und Grenzfälle, damit der Workflow nachvollziehbar bleibt.
Training
Kurze Einweisung für Nutzer und Verantwortliche, damit das Team mit dem System umgeht.
Vom Audit bis zur laufenden Optimierung
Drei Arbeitsmodi – je nach Reifegrad und Bedarf.
Audit
- Passt, wenn
- Sie wissen noch nicht, wo Automation lohnt.
- Typischer Umfang
- Prozessanalyse, Priorisierung und Roadmap.
Unser Kernangebot
Workflow-Projekt
- Passt, wenn
- Ein konkreter Use Case ist klar.
- Typischer Umfang
- Blueprint, Prototyp, Umsetzung und Übergabe.
Laufende Optimierung
- Passt, wenn
- Workflows werden geschäftskritisch.
- Typischer Umfang
- Monitoring, Anpassungen und neue Automationen.
Projektbeispiele
Problem
Nach Kundenterminen bleiben Follow-ups liegen.
Umsetzung
Meeting-Zusammenfassung, Aufgabenliste und Entwurf für die Follow-up-Mail.
Ergebnis
Weniger Nacharbeit und bessere Anschlusskommunikation.
Problem
Angebote entstehen aus wiederkehrenden Informationen.
Umsetzung
Strukturierte Eingabe, Angebotsentwurf und menschliche Freigabe.
Ergebnis
Schnellere Angebotserstellung ohne Kontrollverlust.
Problem
Reports werden regelmäßig aus mehreren Quellen zusammengestellt.
Umsetzung
Automatischer Datenabruf, Zusammenfassung und Versand an definierte Empfänger.
Ergebnis
Weniger Routine und verlässlichere Aktualität.
So läuft die Zusammenarbeit
- 01
Audit
Prozesse, Engpässe, Tools und Risiken klären – meist in 30 Minuten.
- 02
Blueprint
Zielprozess, Trigger, Regeln und Kontrollpunkte als klare Bauanleitung.
- 03
Prototyp
Ein abgegrenzter Use Case wird früh prüfbar – risikoarm und konkret.
- 04
Umsetzung
Produktiver Workflow auf Basis vorhandener Systeme – wartbar und dokumentiert.
- 05
Übergabe & Betreuung
Einweisung, Monitoring und – optional – laufende Anpassungen.
Häufige Fragen
Was lässt sich sinnvoll automatisieren?
Wiederkehrende Aufgaben mit klaren Eingaben, Regeln oder Entscheidungsmustern: Daten übertragen, E-Mails sortieren, Follow-ups vorbereiten, Reports zusammenstellen, Dokumente erzeugen oder Informationen zusammenfassen.
Wo ist KI nicht sinnvoll?
Wenn der Prozess nicht verstanden ist, Daten stark chaotisch sind oder jede Entscheidung echtes Fachurteil ohne wiederkehrendes Muster braucht. Dann ist zuerst Prozessklärung wichtiger als ein KI-Tool.
Brauchen wir neue Software?
Oft nicht. Zuerst werden vorhandene Tools und Schnittstellen geprüft. Neue Software wird nur empfohlen, wenn sie den Workflow wirklich vereinfacht oder bestehende Systeme keine saubere Integration erlauben.
Wie starten wir am besten?
Mit einem klar abgegrenzten Use Case, der spürbar Zeit kostet und gut prüfbar ist. Ein kleiner funktionierender Workflow ist wertvoller als eine große KI-Roadmap ohne Umsetzung.
Wie gehen Sie mit Zugangsdaten und sensiblen Daten um?
Zugriffe werden so begrenzt wie möglich vergeben, idealerweise über separate Accounts, API-Keys oder Freigaben. Datenschutz, Berechtigungen und Datenflüsse werden vor der Umsetzung geklärt.
Was passiert, wenn eine Automation ausfällt?
Für relevante Workflows werden Fehlerfälle, Benachrichtigungen und manuelle Fallbacks geplant. Eine Automation soll nicht unsichtbar scheitern, sondern überprüfbar bleiben.
Wem gehört der Workflow nach der Umsetzung?
Ownership, Hosting, Tool-Accounts und Dokumentation werden vorab geklärt. Ziel ist eine saubere Übergabe, nicht eine Blackbox, die nur der Dienstleister versteht.
Können bestehende n8n-, Make- oder Zapier-Workflows verbessert werden?
Ja. Oft lohnt sich ein Audit bestehender Automationen, weil viele Workflows als Demo funktionieren, aber bei echten Daten, Fehlerfällen oder Änderungen instabil werden.
Bieten Sie laufende Betreuung an?
Ja. Wenn ein Workflow regelmäßig genutzt wird, ist Betreuung sinnvoll: Monitoring, Anpassungen bei Tool-Änderungen, neue Ausbaustufen und gelegentliche Prozessreviews.
Passt dazu
Wo verlieren Sie heute die meiste Zeit?
Beschreiben Sie einen Engpass – wir schauen, ob sich eine Automation lohnt.